Avustimme vastikään asiakasta suhteellisen tavanomaisessa laitemyyntiä koskevassa sopimusasiassa. Hommaa tehtiin olennaisesti samalla tavalla kuin ainakin 30 vuotta sitten. Reilu satasivuinen pohja (johon oli vuosikymmenten saatossa aina lisätty jotain varmistelua, mutta ei koskaan todennäköisesti poistettu mitään), jota sitten lähdettiin perkaamaan vaihtamalla muokkausmerkinnöillä varustettuja word -dokumentteja sähköpostiliitteinä. Välillä aina neuvoteltiin. Aikaa paloi isolta joukolta kymmeniä ja taas kymmeniä tunteja.

Tuo oli tietysti vain yksittäinen tapaus, mutta taitaa silti kuulostaa monelle tutulta? Sopimukset ovat iso osa minkä tahansa aktiivisen yrityksen toimintaa ja niiden laatimiseen ja hallintaan käytetään merkittävä määrä rahaa ja johdon sekä muunkin henkilöstön aikaa. Tästä huolimatta monelta muulta liiketoiminnan alueelta tutut tehokkaammat ja käyttäjäystävällisemmät työtavat tuntuvat saavuttavan sopimustoiminnan tuskastuttavan hitaasti.

Mikä estää?

Marraskuussa 2022 järjestetyn Nordic Legal Tech Dayn oppien (ja monen keskustelun ja kokemuksen) perusteella merkittävänä esteenä muutoksen tiellä on resurssien ja osaamisenkin puute. Päivittäinen työ ei häviä mihinkään ja hyvin tehty muutos vaatii investointeja – aikaa ja osaamista, joita lakiosastolta ei välttämättä löydy. Kulunutta sanontaa käyttääkseni ei ole aikaa hypätä polkupyörän tai peräti auton kyytiin.

Nordic Legal Tech Dayssä kuultiin case -esimerkki todella vaikuttavasta ja onnistuneesta lakiasioiden muutoshankkeesta, mutta esiintyjä kertoi myös käyneensä läpi parikin burn outia hankkeen aikana. Muutos vaatii panostusta ja aikaa, jota ei normaalin työn ohella voi tavanomaisen työajan puitteissa tehdä.

”Jos mikään ei muutu, mikään ei muutu”

Ideat ja ajatukset ovat helppoja. Päivittäisessä työssä herää usein ajatus, että tämän tai tuon asian voisi tehdä fiksummin. Ja ehkä on luettu jostain kirjoituksia tekemistä helpottavista työtavoista ja työkaluista. Konkreettisessa aloittamisessa ja hankkeen läpiviennissä johtaminen ja osaaminen vasta punnitaan.

Vesimeloni on helpompi syödä paloissa. Helpointa on varmasti pilkkoa asia ja aloittaa jostakin: nykytilan kartoitus, ideoiden kerääminen, kustannus – hyöty -pohjainen päätös mistä aloitetaan, projektointi resursointeineen ja roolituksineen, läpivienti ja onnistumisen arviointi. On luonnollisesti tärkeätä kytkeä projektin tavoitteet liiketoiminnan tavoitteisiin heti alusta lähtien.

Tyypillisesti sopimusprosessin muutoshanke voi kattaa seuraavia osa-alueita:

Yksi Nordic Legal Tech Dayn opeista oli myös, että onnistuminen vaatii riittävästi aikaa ja panostusta myös käyttöönottovaiheen koulutukseen ja henkilökohtaiseenkin viestimiseen.

Matka ideasta valmiiseen toteutukseen voi olla pidempi ja monipolvisempi kuin alkuun voisi kuvitella. Sitä kuuluisaa sitkeyttä ja oppimista erehdystenkin kautta vaaditaan mutta matka voi olla myös monella tavalla palkitseva.

Muutoksen johtamisesta on kirjoitettu paljon, mutta varmasti seuraavat elementit löytyvät useimmista: motivaatio /muutostarpeen ymmärtäminen, muutoksen ymmärtäminen (visio) ja siihen sitoutuminen (johdosta lähtien), viestiminen ja sitouttaminen, esteiden poistaminen, muutoksen onnistumisen kriteereiden (KPIt) seuraaminen ja muutoksen ankkurointi uudeksi tekemisen tavaksi ja rutiineiksi.

Apua sopimusprosessien uudistamiseen?

Laissa ja Ilves Solutions ovat liittoutuneet yhdistäen legal tech, legal design ja lakiasioiden osaamista vankalla kokemuksella yritysten lakiasioiden ja lakipalveluntarjoajien arkipäivästä.

Autamme mielellämme. Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Erkki Hyvärinen (erkki(at)laissa.fi)
Heikki Ilvessalo (heikki.ilvessalo(at)ilvessolutions.fi)
Jorma Vartia (jorma(at)laissa.fi)

Uuden Eurooppa-tasoisen lainsäädännön soveltaminen alkaa 25. toukokuuta 2018. Laissa ja LegalWorks tekivät viime vuoden lopulla Pohjoismaisille lakiasiainjohtajille tietosuojatutkimuksen. Sen mukaan 88% suomalaisista vastaajista oli jo aloittanut tietosuoja-asetukseen valmistautumisen. Suomalaiset yritykset olivat kyselyn mukaan muutoinkin edellä muita Pohjoismaita tietosuoja-asioissa. Monissa pienemmissä yrityksissä valmistautuminen on kuitenkin vielä aloittamatta. Viimeistään nyt on aika ryhtyä valmistautumaan uuteen asetukseen.

Tietosuoja-asetus tuo joitain uusia vaatimuksia ja sanktioita. Asetuksen  tietosuojaperiaatteet ovat: i) käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, ii) käyttötarkoitussidonnaisuus, iii) tietojen minimointi, iv) tietojen täsmällisyys, v) tietojen säilytyksen rajoittaminen, vi) tietojen eheys ja luottamuksellisuus sekä vii) rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus. Näitä periaatteita pitää noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Organisaation tulee myös dokumentoida kuinka se tietosuojaperiaatteiden noudattamisen varmistaa ja toteuttaa.

Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa, ja on noudattanut, henkilötietojen käsittelyssä asetuksen vaatimuksia. Riittävän suunnittelun ja dokumentoinnin merkitys korostuu. Organisaatioiden on tarpeen huolella suunnitella, arvioida ja kartoittaa henkilötietojen käsittelynsä sekä siihen sisältyvät riskit. On valittava asianmukaiset ja riittävät tekniset ja organisatoriset ratkaisut, joilla tietosuoja sisäänrakennetusti varmistetaan ja riskit poistetaan tai saatetaan hyväksyttävälle tasolle. Tietojen suojausratkaisut on suhteutettava suojattavien tietojen luonteeseen ja niihin kohdistuviin riskeihin. Mikäli henkilötietojen käsittelyyn kohdistuu todennäköisesti korkea riski, on rekisterinpitäjän tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi.

Tietokantojen rakenteisiin saattaa olla tarpeen tehdä muutoksia, jotta rekisteröidyille pystytään antamaan heille asetuksen mukaan kuuluvat oikeudet esim. tietojen korjaamiseen, unohdetuksi tulemiseen ja tietojen siirrettävyyteen liittyen. Tietoturvaloukkausten raportointivelvollisuus saattaa myös aiheuttaa tarpeen muokata prosesseja ja tietokantoja.

Viimeistään nyt on myös johdon syytä ottaa tietosuoja agendalleen ja huolehtia sen asianmukaisesta arvioinnista, järjestämisestä ja organisoinnista. Henkilökunta on syytä kouluttaa uuden lainsäädännön vaatimuksiin ja yrityksen omiin tietosuojaprosesseihin ja -sääntöihin. Myös tietosuojavastaavan nimittäminen saattaa olla tarpeen. Uudet sanktiot voivat nousta jopa neljään prosenttiin yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaan euroon.

Tietosuojavaltuutettu julkaisi hiljattain ohjeistuksen tietosuoja-asetukseen valmistautumiseen. Voit lukea tuon dokumentin tästä.

Osa vaatimuksista täsmentyy vielä, kun viranomaiset ottavat kantaa asetuksen tulkinnanvaraisiin osiin. Viranomaislinjauksia ei kuitenkaan kannata jäädä odottelemaan, jos haluaa varmistaa, että pystyy noudattamaan asetusta toukokuussa 2018.

Monella listautumattomalla yhtiöllä tai yhteisöllä on hallituksessaan jäseniä, jotka toimivat pörssiyhtiön johtotehtävissä. Näillä pörssiyhtiöiden sisäpiiriläisillä on todennäköisesti hallussaan sellaista julkistamatonta ja luonteeltaan täsmällistä tietoa, jolla voidaan olettaa olevan olennaista vaikutusta ko. pörssiyhtiön arvopaperin arvoon. Tämä tieto on sisäpiiritietoa ja sen haltija on sisäpiiriläinen.

 Jos hallituksessasi on sisäpiiriläinen, on hyvä tietää, että joissain tilanteissa sisäpiirisääntely voi vaikuttaa myös listaamattoman yhteisön velvoitteisiin.

 Sisäpiirikauppoja, sisäpiiritiedon laitonta ilmaisemista, markkinoiden manipulointia ja sisäpiiritiedon julkistamista koskeva markkinoiden väärinkäyttöasetus (”MAR”) on tullut voimaan 3.7. 2016. Se koskee listattuja yhtiöitä ja asettaa velvoitteita lähtökohtaisesti liikkeeseenlaskijoiden johtohenkilöille ja heidän lähipiiriinsä kuuluville. Lähipiiriläisenä yhteisösi saattaa tulla sääntelyn piiriin.

 Lähipiiriin kuulumisen kriteeri täyttyy, jos johtohenkilöllä on määräysvalta yhteisössäsi. Määräysvaltaa voi käyttää myös välillisesti. Kriteeri täyttyy myös, jos määräysvalta on johtohenkilön puolisolla, kumppanilla, huollettavalla lapsella tai samassa taloudessa vähintään vuoden ajan asuneella muulla sukulaisella. Jos yhteisö kuuluu lähipiiriin, on silläkin ilmoitusvelvollisuus tekemistään arvopaperikaupoista. Samoin ilmoitusvelvollisuus tehdyistä kaupoista on olemassa, jos johtohenkilön (tai sen edellä mainitun perheen jäsenen) ja yhtiösi taloudelliset edut ovat ”suuressa määrin samat”.

 Entäpä jos määräysvaltaa tai taloudellista yhteyttä ei ole? Voiko yhteisöllä olla velvoitteita pelkästään siksi, että pörssiyhtiössä johtotehtävissä toimiva henkilö tai hänen lähipiiriinsä kuuluva luonnollinen henkilö toimii johtotehtävissä kyseisessä yhteisössä vai onko sen lisäksi yhteisön ja johtotehtävissä toimivan henkilön tai hänen lähipiiriinsä kuuluvan välillä aina oltava omistuksellinen tai muu taloudellinen yhteys?

 Finanssivalvonta ei tällä hetkellä edellytä sellaisen lähipiiriläisen liiketoimien ilmoittamista, jossa edellä mainittua omistuksellista tai taloudellista yhteyttä ei ole. Mikäli yhteys on olemassa, tulee lähipiiriyhteisön yli 5.000 euron kaupat ko. pörssiyhtiön arvopapereilla ilmoittaa kolmen arkipäivän kuluessa kaupan tekemisestä sekä yhtiölle että finanssivalvonnalle.

 Pörssiyhtiön tehtävänä on laatia luettelo johtotehtävissä toimivista henkilöistä ja näiden lähipiiriin kuuluvista, sekä ilmoittaa johtotehtäviä hoitavalle sen velvoitteista. Johtotehtävissä toimivalla on puolestaan velvollisuus ilmoittaa lähipiirilleen kirjallisesti sen velvoitteista. 

Myös listaamattoman yhtiön on hyvä olla tietoinen oman yhtiönsä hallituksen jäsenten tai muun johdon sisäpiiriasemasta, sillä se saattaa tuoda ilmoitusvelvollisuuden myös listaamattomalle yhtiölle.

Näinä startuppien kulta-aikoina, kun uusia yrityksiä syntyy nopeammin kun sienet ehtivät nousta sateen jälkeen maasta, tarvitaan myös yhtiöiden hallituksiin uusia ihmisiä. Yleensä yhtiöt nimittävät hallitustensa jäsenet omistajien joukosta. Sijoittajat haluavat olla mukana hallituksessa valvomassa operatiivisen johdon toimintaa ja ohjaamassa yhtiötä toivomaansa suuntaan. Joskus hallitukseen halutaan toimialaosaajia tai kansainvälistymisen asiantuntijoita, jotka kompetenssillaan tuovat yhtiöön lisäarvoa.

Silloin tällöin pienten yhtiöiden hallituksiin valitaan jäseniä myös yhtiön lähipiiristä vain siksi, että yhtiöllä täytyy olla hallitus. Kokouksia ei välttämättä pidetä lainkaan tai ne ovat epämuodollisia, eikä niistä pidetä pöytäkirjoja.

Pienissä yhtiöissä hallituksen työskentely ja siihen liittyvä juridiikka jää usein joko hallituksen puheenjohtajan tai jopa toimitusjohtajan harteille, vaikka toimitusjohtaja on se, johon hallituksen valvonnan tulisi kohdistua. Hallitusten rivijäsenet eivät välttämättä tiedä miten heidän vastuunsa hallituksen päätöksistä syntyy, miten he voivat vastuusta vapautua, ja mitä ylipäätään koko vastuu tarkoittaa.

Tärkein säännös, joka säätelee hallituksen jäsenen toimintaa on osakeyhtiölain määräys, jonka mukaan yhtiön johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Edellytetään siis huolellisuutta. Tämä pitää sisällään selonottovelvollisuuden siitä, mitä kussakin tilanteessa olisi viisainta tehdä. Huolellisuutta arvioidaan objektiivisista lähtökohdista eikä hallituksen jäsenen omien kykyjen perusteella. Riittävänä huolellisuutena voidaan yleensä pitää sitä, että ratkaisun perustaksi on hankittu tilanteen edellyttämä asianmukainen tieto, jonka perusteella on tehty johdonmukainen päätös, eivätkä päätöksen tekoon ole vaikuttaneet johdon jäsenten eturistiriidat.

Yhtiön edun mukainen toiminta taas pitää sisällään ns. lojaliteettivelvollisuuden suhteessa yhtiöön ja sen kaikkiin osakkeenomistajiin. Toimiminen pelkästään tietyn omistajan tai omistajaryhmän välittömien etujen mukaisesti ei ole sallittua. Vain tietyn omistajan etujen mukaisesti toimiminen ei ole sallittua silloinkaan, kun hallituksen jäsen on nimetty tämän omistajan toimesta.

Hallitus tai hallituksen jäsen ei saa noudattaa yhtiökokouksen tai hallituksen tekemää päätöstä, joka on osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen vastaisena pätemätön. Jos lain tuntemuksen suhteen on epävarmuutta on parasta pyytää neuvoa juristilta (Laissa Oy on aina valmis konsultoimaan ☺).

Hallituksen jäsen ei siis voi piiloutua passiivisuuden tai tietämättömyyden taakse. Hallituksen jäsenyys velvoittaa aktiivisesti osallistumaan hallituksen toimintaan ja yhtiön asioiden hoitamiseen.

Kun vapauden patsasta oltiin pystyttämässä, loppuivat rahat kesken. Niinpä Joseph Pulitzer päätti aloittaa varojenkeruukampanjan sanomalehdessään The New York Worldissa. Vastikkeeksi lahjoituksesta hän lupasi julkaista kaikkien lahjoittajien nimet lahjoitetun summan suuruudesta riippumatta. Noin viidessä kuukaudessa yli 160 000 lahjoittajaa oli lahjoittanut tarvittavan yli 100 000 Yhdysvaltojen dollaria. Tämä tapahtui vuonna1885. Joukkorahoitus on pikkuhiljaa heräämässä eloon myös 2000 –luvun Euroopassa.

Meillä Suomessa hallitus on 7.4.2016 antanut esityksen uudeksi joukkorahoitusta säänteleväksi laiksi, jonka on esitetty tulevan voimaan 1.7.2016. Nykyistä sääntely-, valvonta- ja tulkintaympäristöä voi esityksenkin mukaan hyvin kuvata ”volatiiliseksi” viimeisten vuosien aikana. Suomeksi sanottuna tämä tarkoittaa, että kukaan ei ole tiennyt, mitä lakia eri joukkorahoitusmuotoihin sovelletaan ja miten. Rahoitusta hakeva ja sitä välittävä taho ovat usein joutuneet toimimaan säädösten ja tulkintojen viidakossa. Rahoitusta hakevien siemen-, kasvu- sekä pk-yritysten näkökulmasta uusi laki selkiyttäisi tilannetta huomattavasti.

Laina- ja sijoitusmuotoinen joukkorahoitus tulisi lain piiriin, mutta lahjoitus- ja hyödykemuotoinen joukkorahoitus jäisi sen ulkopuolelle. Laki sääntelisi erityisesti joukkorahoituksen välittäjiä, joiden tulee lakiesityksen mukaan rekisteröityä Finanssivalvonnan ylläpitämään rekisteriin.

Laki asettaisi myös rahaa hakeville tahoille tiedonantovelvollisuuden. Niiden tulisi ennen varainhankinnan aloittamista julkistaa oikeat ja riittävät tiedot seikoista, jotka ovat omiaan olennaisesti vaikuttamaan yrityksen arvoon tai takaisinmaksukykyyn. Arvopaperimarkkinalain mukaista esitettä ei tarvitsisi laatia, jos arvopapereita tarjotaan Suomessa 12 kuukauden aikana alle 5 miljoonan euron arvosta.

Sijoittajien näkökulmasta joukkorahoitus tarjoaa tavan hajauttaa sijoituksia ja mahdollisuuden saada sijoitukselleen keskimääräistä korkeampaa tuottoa korkeammalla riskillä. Kun toiminta nykymuodossaan ei välttämättä ole sen paremmin kuluttajansuojaa kuin sijoittajansuojaakaan koskevan sääntelyn piirissä, voi toivoa että kevyt, mutta lainsäätäjän hakema riittävä sijoittajansuoja ja viranomaisvastuut selkeyttävä sääntely toisi lisää rahoitusmahdollisuuksia kasvuyrityksille.